Personas
Met Personas definieert u rolprofielen voor medewerkers. Elke persona beschrijft welke licenties en bedrijfsmiddelen een medewerker met die rol nodig heeft. Wanneer een medewerker een persona krijgt toegewezen, weet AutoMate automatisch wat er ingericht moet worden.
Wat lost het op?
Elke organisatie heeft verschillende typen medewerkers: kantoormedewerkers, buitendienstmedewerkers, managers, developers. Elk type heeft andere tools, licenties en hardware nodig. Zonder personas moet u bij elke onboarding of functiewisseling handmatig uitzoeken wat iemand nodig heeft.
Personas lossen dat op door:
Rolprofielen te definiëren met de juiste licenties en bedrijfsmiddelen per functie
Gelaagde regels in te stellen — van een brede standaard tot specifieke uitzonderingen per afdeling of functie
Automatische evaluatie bij zowel de HR-synchronisatie als handmatige wijzigingen via het Accounts-formulier
Keuzebundels aan te bieden zodat medewerkers zelf hun voorkeursapparatuur kunnen kiezen via de keuzewizard
Hoe werkt het op hoofdlijnen?
Onderdelen
Onderdeel | Functie |
|---|---|
Persona | Rolprofiel met naam, beschrijving, licenties en gekoppelde bundels |
Gebruikerseigenschappen | De organisatie-attributen (afdeling, functie, locatie, etc.) waarop persona-regels matchen |
Regelboom | Gelaagde voorwaarden op basis van gebruikerseigenschappen die bepalen welke medewerkers welke persona krijgen — diepste match wint |
Bundel | Verzameling bedrijfsmiddelen gegroepeerd per categorie (verplicht of optioneel) |
Bedrijfsmiddel | Individueel item zoals een laptop, monitor of headset |
Lagen-principe
Persona-regels werken in lagen. U begint met een brede standaard en voegt steeds specifiekere voorwaarden toe:
Laag | Voorbeeld | Persona |
|---|---|---|
Breed | Medewerkertype = "In dienst" | Standaard medewerker |
Specifieker | + Afdeling = "IT" | IT Medewerker |
Meest specifiek | + Functie = "Manager" | IT Manager |
De diepste match wint: een IT-manager krijgt de persona "IT Manager", niet "Standaard medewerker". Zie Persona-regels en lagen voor een uitgebreide uitleg.
Wanneer worden personas geëvalueerd?
Persona-regels worden automatisch geëvalueerd bij:
HR-synchronisatie — Wanneer medewerkergegevens binnenkomen via de IAM HR Sync
Handmatige wijzigingen — Wanneer u een medewerker aanmaakt of bewerkt via het Accounts-formulier
In beide gevallen evalueert AutoMate de regelboom opnieuw en past de persona-toewijzing aan als dat nodig is.
Koppeling met Workflows
Personas zijn nauw geïntegreerd met het Workflow-systeem:
Persona Changed trigger — Start automatisch een workflow wanneer een medewerker een andere persona krijgt. Zie Triggers — Persona Changed.
User Choice Bundle actie — Biedt een keuzebundel aan zodat de medewerker of manager bedrijfsmiddelen kan selecteren. Zie Acties — User Choice Bundle.
Typisch scenario
Medewerker wisselt van functie (via HR-sync of handmatig in het formulier)
Persona-regels worden opnieuw geëvalueerd → persona wijzigt
Workflow met Persona Changed trigger start automatisch
User Choice Bundle actie stuurt een e-mail met keuzelink
Medewerker kiest voorkeursapparatuur via de keuzewizard
Aan de slag
Ga naar Personas beheren om uw eerste persona aan te maken en de regelboom in te richten. Of begin met het opzetten van uw bedrijfsmiddelen en bundels.