Workflows — Triggers
Een trigger bepaalt wanneer een workflow automatisch wordt gestart. Elke workflow heeft precies één trigger. Bij het aanmaken van een workflow kiest u het triggertype via de wizard.
Employee Onboarding
Start de workflow wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt in het systeem.
Instelling | Omschrijving |
|---|---|
Triggerdatum | Aanmaakdatum: workflow start zodra het account wordt aangemaakt. Startdatum: workflow start op de datum van indiensttreding. |
Wanneer gebruiken?
Welkomstmail versturen op de eerste werkdag
Hardware bestelling starten vóór indiensttreding (combineer met een vertraging)
Licenties toewijzen zodra het account wordt aangemaakt
Beschikbare variabelen
Alle medewerker-variabelen en trigger-informatie zijn beschikbaar.
Employee Updated
Start de workflow wanneer medewerkergegevens worden gewijzigd — bijvoorbeeld een nieuwe functietitel, afdeling of manager.
Instelling | Omschrijving |
|---|---|
Filter inschakelen | Optioneel. Voeg filterregels toe om de workflow alleen te starten bij specifieke wijzigingen. |
Filterregels
Met filterregels bepaalt u precies bij welke wijzigingen de workflow start. Gebruik de operator Is gewijzigd om te controleren of een specifiek veld is aangepast.
Voorbeeld | Regel |
|---|---|
Alleen bij functiewijziging | Veld |
Alleen bij afdelingswijziging | Veld |
Alleen voor afdeling IT | Veld |
Regels worden gecombineerd met EN (alle regels moeten waar zijn) of OF (minimaal één regel waar).
Beschikbare variabelen
Alle medewerker-variabelen, wijzigingen en trigger-informatie zijn beschikbaar.
Employee Offboarding
Start de workflow wanneer een medewerker uit dienst gaat. De trigger wordt geactiveerd op de uitdiensttredingsdatum.
Wanneer gebruiken?
Account deactiveren op de vertrekdatum
Manager notificeren over het vertrek
Hardware retourverzoek versturen
Licenties intrekken na een vertragingsperiode
Beschikbare variabelen
Alle medewerker-variabelen, offboarding-informatie en trigger-informatie zijn beschikbaar.
Persona Changed
Start de workflow wanneer de persona-toewijzing van een medewerker wijzigt. Dit gebeurt wanneer een medewerker een andere persona krijgt — bijvoorbeeld bij een functiewisseling van "Standaard medewerker" naar "Manager".
Instelling | Omschrijving |
|---|---|
Trigger modus | Altijd: workflow start bij elke persona-wijziging. Alleen bij bundelwijziging: workflow start alleen wanneer de items in de keuzebundel daadwerkelijk veranderen. |
Wanneer gebruiken?
Nieuwe licenties of tools aanbieden wanneer een medewerker een andere rol krijgt
Keuzebundel versturen zodat de medewerker of manager nieuwe items kan selecteren
Notificatie sturen wanneer een persona wordt toegewezen of gewijzigd
Koppeling met Personas
De Persona Changed trigger werkt samen met het Personas-systeem. Wanneer u in Personas een medewerker een andere persona toewijst, detecteert deze trigger de wijziging en start de workflow.
De trigger levert extra gegevens op die niet beschikbaar zijn bij andere triggers:
Gegeven | Omschrijving |
|---|---|
Oude persona | De persona die de medewerker eerder had (naam en ID) |
Nieuwe persona | De persona die de medewerker nu heeft |
Nieuwe bundel-items | Items die zijn toegevoegd door de persona-wijziging, gegroepeerd per categorie |
Oude bundel-items | Items die zijn verwijderd door de persona-wijziging |
Zie Variabelen — Persona-gegevens voor de volledige lijst.
Voorbeeld: Persona Changed → User Choice Bundle
Een veelgebruikt patroon is de combinatie van de Persona Changed trigger met de User Choice Bundle actie:
Medewerker krijgt een nieuwe persona (bijv. "Manager")
Workflow start automatisch
Een keuzebundel wordt aangeboden aan de medewerker of manager
De medewerker kiest welke extra tools of licenties nodig zijn
Zie Acties — User Choice Bundle voor het configureren van deze actie.
Filterregels (alle triggers)
Bij elke trigger kunt u optioneel filterregels toevoegen. Filterregels bepalen of de workflow daadwerkelijk wordt gestart nadat het event is gedetecteerd.
Beschikbare operators
Operator | Omschrijving |
|---|---|
Is gelijk aan | Exacte overeenkomst |
Is niet gelijk aan | Geen overeenkomst |
Bevat | Tekst komt voor in het veld |
Bevat niet | Tekst komt niet voor |
Begint met | Veld begint met de opgegeven tekst |
Eindigt op | Veld eindigt met de opgegeven tekst |
Is leeg | Veld heeft geen waarde |
Is niet leeg | Veld heeft een waarde |
Is gewijzigd | Veld is aangepast (alleen bij Employee Updated en Offboarding) |
Logica
EN: Alle regels moeten waar zijn om de workflow te starten
OF: Minimaal één regel moet waar zijn