Personas — Beheren
Op de personas-pagina beheert u alle rolprofielen van uw organisatie. U kunt personas aanmaken, bewerken, koppelen aan Entra-groepen en bundels toewijzen.
Open in de Management Portal het menu Personas en kies Overzicht.
Overzicht
De overzichtspagina toont alle persona-definities in een tabel. U kunt zoeken op naam en filteren op status.
Elke persona toont:
Kolom | Omschrijving |
|---|---|
Naam | De naam van de persona (bijv. "Standaard medewerker", "Manager") |
Beschrijving | Korte omschrijving van het rolprofiel |
Entra-groep | De gekoppelde Microsoft Entra ID-groep |
Bundels | Aantal gekoppelde bedrijfsmiddelenbundels |
Aangemaakt | Datum van aanmaak |
Persona aanmaken
Klik op Nieuwe persona.
Vul de basisgegevens in:
Veld
Verplicht
Omschrijving
Naam
Ja
Herkenbare naam voor het rolprofiel
Beschrijving
Nee
Toelichting op het type medewerker
Licenties toewijzen — Selecteer welke Microsoft 365-licenties medewerkers met deze persona ontvangen (bijv. Teams Enterprise, Exchange Online).
Entra-groep koppelen — Koppel de persona aan een bestaande Microsoft Entra ID-groep. Medewerkers in deze groep krijgen automatisch de persona toegewezen.
Bundels koppelen — Koppel één of meer bedrijfsmiddelenbundels aan de persona. Wanneer de persona wordt toegewezen, worden deze bundels beschikbaar voor de medewerker.
Klik op Opslaan.
Persona bewerken
Klik op een persona in de overzichtslijst om de detailpagina te openen.
De detailpagina toont:
Basisgegevens (naam, beschrijving, Entra-groep)
Licenties — Gekoppelde Microsoft 365-licenties
Bedrijfsmiddelen — Gekoppelde bundels met het aantal categorieën
Groepsleden — Medewerkers die momenteel in de Entra-groep zitten
Sync geschiedenis — Overzicht van synchronisatieruns
Wijzigingshistorie — Audit trail van alle aanpassingen
Klik op Bewerken om de persona aan te passen.
Wijzig de gewenste velden en klik op Opslaan.
Persona-regels en lagen
Met persona-regels wijst u automatisch personas toe aan medewerkers op basis van hun organisatie-attributen. Open het menu Personas en kies Regels om de regeldesigner te openen.
Hoe werkt de regelboom?
De regeldesigner werkt als een boom met lagen. Elke laag voegt een extra voorwaarde toe. Hoe dieper een regel in de boom staat, hoe specifieker hij is — en de meest specifieke match wint altijd.
Lagen uitgelegd
Laag | Voorbeeld | Resultaat |
|---|---|---|
Laag 1 (breed) | Medewerkertype = "In dienst" | Alle medewerkers in dienst krijgen de Standaard medewerker persona |
Laag 2 (specifieker) | + Afdeling = "IT" | IT-medewerkers krijgen de IT Medewerker persona (overruled laag 1) |
Laag 3 (meest specifiek) | + Functie = "Manager" | IT-managers krijgen de IT Manager persona (overruled laag 2) |
Matching-logica
AutoMate loopt de boom van boven naar beneden door
Bij elke laag wordt gecontroleerd of de medewerker aan de voorwaarde voldoet
De diepste match (meest specifieke) bepaalt de uiteindelijke persona
Als geen enkele regel matcht, krijgt de medewerker geen persona toegewezen
Beschikbare attributen
De attributen die u kunt gebruiken in de regelboom komen uit de gebruikerseigenschappen. De standaard beschikbare attributen zijn:
Attribuut | Voorbeeld |
|---|---|
Medewerkertype | In dienst, Extern, Stagiair |
Afdeling | IT, HR, Finance, Sales |
Functietitel | Manager, Developer, Receptionist |
Bedrijfsnaam | Hoofdkantoor, Filiaal |
Locatie | Amsterdam, Rotterdam, Buitendienst |
Land | Nederland, België |
Stad | Amsterdam, Rotterdam |
Postcode | 1000 AA |
Wanneer worden personas geëvalueerd?
Persona-regels worden automatisch geëvalueerd in twee situaties:
1. Bij de HR-synchronisatie
Wanneer de IAM HR Synchronisatie draait en medewerkergegevens worden bijgewerkt, evalueert AutoMate opnieuw welke persona bij elke medewerker past. Als een medewerker door de sync een andere afdeling of functie krijgt, kan de persona automatisch veranderen.
2. Bij handmatige wijzigingen via het formulier
Wanneer u een medewerker aanmaakt of bewerkt via het Accounts-formulier, worden de persona-regels opnieuw geëvalueerd. Een wijziging in organisatie-attributen (bijv. afdeling of functietitel) kan direct leiden tot een persona-wijziging.
Wat gebeurt er bij een wijziging?
In beide gevallen:
Persona-regels worden opnieuw geëvalueerd
Als de medewerker nu matcht op een andere persona, wordt de toewijzing bijgewerkt
De Entra-groepslidmaatschappen worden aangepast (oude groep verlaten, nieuwe groep toetreden)
Een workflow met de Persona Changed trigger kan automatisch starten